David H. López
David H. López

Éramos “felices” y no lo sabíamos. Semanas antes de la noventena, llegamos a la junta dos o tres minutos anticipados, tomamos nuestro lugar y esperamos al organizador (si no ha llegado) o al ejecutivo o funcionario de mayor nivel y autoridad, quien sancionará e impulsará los acuerdos conseguidos allí.

De allí, se organizaban los enlaces con compañeros, clientes o proveedores que participarían a distancia. Comenzamos.

Después de al menos 80 minutos, y de revolotear y divagar, la junta nos lleva a ninguna parte. Las causas que dan origen a la reunión se enumeran y sólo toma cinco o a lo más diez minutos después de cada problema planteado para que muchos de los comentarios más sustanciales se viertan y así encaminarse a una solución.

Pero después de 90 minutos se despide la reunión con una vaga minuta y acuerdos. Por lo general queda la sensación de que, siendo efectivos, en 40 minutos se hubiera podido resolver una junta que duró más del doble.

En el desarrollo hubo interrupciones por consulta constante a la pantalla del celular para responder “verdaderas” urgencias en el WhatsApp, el director de finanzas tomó al menos una llamada urgente del dueño o director general, lo cual le hizo salirse haciendo una señal de “momentito” con la mano y regresando 15 minutos después, durante los cuales el resto dio rodeos sobre la idea que se comentaba y avanzaba tímidamente sobre la agenda porque hay que esperar al ausente.

¿Le suena? ¿Cómo se trasladó ese desarrollo de juntas al home office? Por costumbre, las juntas remotas iniciaron muy efectivas y asertivas; conforme se acostumbró la rutina se volvió a la improductividad de juntas con duración inflada de 90 minutos con máximo 40 efectivos.

Comienza una nueva tendencia. Empresas como el banco ING (https://bit.ly/30RRBWq) han iniciado procesos de readaptación a la realidad post-confinamiento. No es el único caso y ya muchas empresas comienzan a asumir la nueva dinámica y establecen reglas de optimización de tiempo: 1) Las reuniones no deben tomar más de tres horas de las ocho que totaliza la jornada, 2) Reuniones no más largas de 45 minutos, 3) Las reuniones sólo deben ser entre las 10:00 y las 16:00 horas; para los jefes: 4) No estar en junta no significa que las personas no trabajan y 5) No abusar del recurso del “10 minutos antes”, donde faltando diez minutos para la salida formal se llama al subalterno para pedirle un reporte que tomará –al menos– 50 minutos elaborarlo.

Mucho de esto se enfatiza en el contexto del home office, porque –a estas alturas ya nos dimos cuenta porque “estudios dicen”, pero principalmente por ahora vivirlo– trabajar pegados a la pantalla vía Zoom es muy fatigante.

Suena idílico para muchos. El “eso suena bien, pero en esta empresa es imposible de implementar”, es peligroso. Gerentes y patrones que piensen así, deben cambiar su mentalidad porque –sin temor a exagerar– su misma subsistencia empresarial y profesional están en juego. La pandemia no vino a golpearnos con una gran novedad, sólo llegó a acelerar tendencias, para bien y para mal.

¿Qué nos tomará adaptarnos a esa realidad? ¿Lo lograremos? Los principios esenciales que están detrás de esa nueva normalidad en modo remoto tienen que ver con modales ancestrales: respetar el tiempo de los demás, apegarnos al tema en cuestión, honrar acuerdos y compromisos, y una máxima de la productividad con la cual se deberán diseñar sistemas de juntas productivas. Ayudará la respuesta a unas preguntas por demás sencillas: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Será tan complicado que, citando a las personas indicadas, no podrá resolverse en máximo 45 minutos?

@vidolopez


Los comentarios están cerrados.